Bij het organiseren van een evenement komt heel wat kijken waar je rekening mee dient te houden. Wij helpen je graag mee op weg.
Muziek
Veiligheid
- Inzet security op je evenement: op 21 september 2018 werd het Ministerieel besluit van 25 juli 2018 tot vaststelling van het model van de toestemming van de burgemeester zoals bedoeld in artikel 24 van de wet tot regeling van de private en bijzondere veiligheid, gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.https://www.hasselt.be/nl/security
- Indien je voor je evenement werkt met vrijwilligers kan je hiervoor een verzekering aanvragen via de Vlaamse overheid. https://vrijwilligersverzekering.vlaanderen.be/
- Een algemene evenementenverzekering kan je aanvragen via je eigen verzekeraar, zelfs voor 1 dag.
- Vuurwerk mag je niet zomaar afsteken zonder toelating van het stadsbestuur. Je kan het mee aanvragen in de evenementenaanvraag. Op 31 december mag je uitzonderlijk zonder vergunning vuurwerk afsteken vanaf 23 uur tot 1 uur op 1 januari.
- Het oplaten van wensballonnen is altijd verboden om wille van het brandgevaar.
- Het organiseren van een kampvuur of als je vuurkorven wil zetten, dien je dat ook aan te vragen en de brandweer geeft dan advies. Meer info: http://ttps://www.zuidwestlimburg.be/wat-kunnen-we-voor-je-doen/brandpreventie/tips-brandveiligheid/open-vuur-kampvuur
- Gebruik je gas op je evenement, dien je het formulier van de brandweer in te vullen wat we meesturen met de vergunning
- Bij grotere evenementen wordt gevraagd om een veiligheidsplan op te maken. Belangrijk hierbij is dat je voorhand goed nadenkt over wat er kan gebeuren en hoe daar adequaat op kan reageren. Correcte contactgegevens, goede inplantingsplannen en inzet EHBO zijn hierbij cruciaal. Ook de opmaak van een PRIMA (Plan Risico Manifestaties) kan gevraagd worden. Denk eraan om tijdig een kruisdienst aan te vragen want zij zijn vaak overbevraagd in drukke evenementenperiodes.
- Op https://www.veilige-evenementen.be/ kan je meer info vinden om je evenement veilig te organiseren.
- Wil je een drone inzetten op je evenement, dien je dit apart aan te vragen via https://www.hasselt.be/nl/drone
Algemeen
- Voor privéfeesten worden geen vergunningen verleend door het stadsbestuur en geldt de algemene politiecodex.
- Voor publiek toegankelijk evenementen op privéterrein dienen vergunningen te worden aangevraagd. De eigenaar van de locatie moet wel de toelating geven voor het gebruik van het terrein
- Verwittig tijdig de buren van je evenement. Wederzijds respect doet wonderen. In de brief zet je alle relevante info (locatie, reden van het evenement, uren, contactgegevens van een verantwoordelijke die tijdens het evenement bereikbaar is, eventuele verkeershinder, ...) Nodig de buren eventueel uit op je evenement.
- Cateringmateriaal. Op https://ovam.vlaanderen.be/faq-wetgeving-cateringmateriaal kan je alle info terugvinden i.v.m. het gebruik van herbruikbare bekers en ander cateringmateriaal. Via https://www.groeneventscan.be/ kan je een simulatie maken van je evenement. Ander afval dient correct gesorteerd te worden. Grote evenementen dienen hiervoor een milieucharter op te maken over hoe ze omgaan met alle soorten afval en proberen om zoveel mogelijk afval te vermijden.
- Subsidies: er zijn diverse subsidiemogelijkheden oa voor straat-, buurt- en wijkfeesten, maar ook voor artistiek aanbod, cultureel project, wijksubsidies, diverse subsidies voor jeugdinitiatieven. Je kan deze terugvinden op de www.hasselt.be
- Je kan gratis uitleenmateriaal aanvragen als je voldoet aan de voorwaarden van het uitleenreglement en zolang de voorraad strekt. Bij schade of verlies kan een boete worden aangerekend. De uitvoeringsdienst zorgt voor het transport van de materialen.